項(xiàng)目管理系統(tǒng)

詞語(yǔ)解釋

項(xiàng)目管理系統(tǒng)是一種用于管理項(xiàng)目的軟件系統(tǒng)，它可以幫助企業(yè)更有效地管理項(xiàng)目，提高項(xiàng)目執(zhí)行效率。項(xiàng)目管理系統(tǒng)可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)以下幾個(gè)方面： 1.項(xiàng)目計(jì)劃：項(xiàng)目管理系統(tǒng)可以幫助企業(yè)制定項(xiàng)目計(jì)劃，計(jì)劃任務(wù)、分配資源、設(shè)定進(jìn)度、安排費(fèi)用等，從而更有效地完成項(xiàng)目。 2.項(xiàng)目執(zhí)行：項(xiàng)目管理系統(tǒng)可以幫助企業(yè)更好地執(zhí)行項(xiàng)目，比如按照計(jì)劃安排任務(wù)，按時(shí)完成任務(wù)，控制費(fèi)用，確保項(xiàng)目質(zhì)量，等等。 3.項(xiàng)目報(bào)告：項(xiàng)目管理系統(tǒng)可以幫助企業(yè)更好地編寫(xiě)項(xiàng)目報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括項(xiàng)目進(jìn)度、費(fèi)用支出、質(zhì)量控制等，從而更有效地控制項(xiàng)目進(jìn)度和質(zhì)量。 4.項(xiàng)目管理：項(xiàng)目管理系統(tǒng)可以幫助企業(yè)更好地管理項(xiàng)目，包括把握項(xiàng)目進(jìn)度、控制費(fèi)用、確保項(xiàng)目質(zhì)量、及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題等。 5.項(xiàng)目協(xié)作：項(xiàng)目管理系統(tǒng)可以幫助企業(yè)更好地協(xié)作，比如可以把不同部門(mén)的任務(wù)安排在一起，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的有效溝通和協(xié)作。項(xiàng)目管理系統(tǒng)的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，它可以幫助企業(yè)更有效地管理項(xiàng)目，提高項(xiàng)目執(zhí)行效率，減少成本，提高項(xiàng)目質(zhì)量，提高企業(yè)效益。

一、項(xiàng)目管理系統(tǒng)的定義
項(xiàng)目管理系統(tǒng)是通過(guò)幫助企業(yè)對(duì)人力資源、產(chǎn)品、財(cái)務(wù)、過(guò)程和項(xiàng)目進(jìn)行更為科學(xué)精準(zhǔn)分析和管理，從而使工作項(xiàng)目能夠按照預(yù)定的成本、進(jìn)度、質(zhì)量順利完成的現(xiàn)代化管理軟件，主要用于收集、綜合和分發(fā)項(xiàng)目管理過(guò)程的輸入和輸出。

傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理系統(tǒng)包括時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃、成本控制、資源調(diào)度和圖形報(bào)表輸出等功能模塊，但從項(xiàng)目管理的內(nèi)容出發(fā)，項(xiàng)目管理系統(tǒng)還應(yīng)該包括整體管理、范圍管理、時(shí)間管理。費(fèi)用管理、質(zhì)量管理、人力資源管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、采購(gòu)管理、承諾管理、迭代管理以及業(yè)務(wù)（合同）管理等功能。

二、項(xiàng)目管理概述
項(xiàng)目管理是基于現(xiàn)代管理學(xué)基礎(chǔ)之上的一種新興的管理學(xué)科，它把企業(yè)管理中的財(cái)務(wù)控制、人才資源管理、風(fēng)險(xiǎn)控制、質(zhì)量管理、信息技術(shù)管理（溝通管理）、采購(gòu)管理等有效的進(jìn)行整合，以達(dá)到高效、高質(zhì)、低成本的完成企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作或項(xiàng)目的目的。項(xiàng)目管理目前已成為續(xù)MBA之后的一種"黃金職業(yè)"。

三、項(xiàng)目管理系統(tǒng)概述
隨著微型計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)和運(yùn)算速度的提高, 20 世紀(jì)80年代后項(xiàng)目管理技術(shù)也呈現(xiàn)出繁榮發(fā)展的趨勢(shì), 涌現(xiàn)出大量的項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)。
根據(jù)管理對(duì)象的不同, 項(xiàng)目管理系統(tǒng)可分為: ①進(jìn)度管理; ②合同管理; ③風(fēng)險(xiǎn)管理; ④投資管理等軟件。
根據(jù)提高管理效率、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)/信息共享等方面功能的實(shí)現(xiàn)層次不同, 又可分為:
1、一個(gè)或多個(gè)的項(xiàng)目管理手段, 如進(jìn)度管理、質(zhì)量管理、合同管理、費(fèi)用管理, 或者它們的組合等;
2、具備進(jìn)度管理、費(fèi)用管理、風(fēng)險(xiǎn)管理等方面的分析、預(yù)測(cè)以及預(yù)警功能;
3、實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目管理的網(wǎng)絡(luò)化和虛擬化, 實(shí)現(xiàn)基于Web 的項(xiàng)目管理系統(tǒng)甚至企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理軟件或者信息系統(tǒng), 企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)便于項(xiàng)目管理的協(xié)同工作, 數(shù)據(jù)/信息的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理, 支持與企業(yè)/項(xiàng)目管理有關(guān)的各類信息庫(kù)對(duì)項(xiàng)目管理工作的在線支持。

國(guó)外項(xiàng)目管理系統(tǒng)有: Primavera 公司的P3、Artemis 公司Artemis Viewer、NIKU 公司的Open WorkBench、Welcom 公司的OpenPlan等軟件, 這些軟件適合大型、復(fù)雜項(xiàng)目的項(xiàng)目管理工作; 而Sciforma 公司的ProjectScheduler ( PS) 、Primavera 公司的SureTrak、Microsoft 公司的Project、IMSI 公司的TurboProject 等則是適合中小型項(xiàng)目管理的軟件。
根據(jù)系統(tǒng)管理功能和分類的不同, 各種項(xiàng)目管理系統(tǒng)價(jià)格的差異也較大, 從幾萬(wàn)元到幾十萬(wàn)元不等。適于中小型項(xiàng)目的系統(tǒng)價(jià)格一般僅為幾萬(wàn)元, 適于大型復(fù)雜項(xiàng)目的軟件價(jià)格則為十幾萬(wàn)到幾百萬(wàn)元。財(cái)力雄厚的大企業(yè)可能會(huì)優(yōu)先選擇國(guó)外老品牌。而中小企業(yè)一般沒(méi)那么多預(yù)算。近年來(lái)，國(guó)內(nèi)有一批有市場(chǎng)敏銳嗅覺(jué)的新起之秀研發(fā)了項(xiàng)目管理系統(tǒng)。如被Gartner評(píng)為最酷供應(yīng)商的8thmanage項(xiàng)目管理系統(tǒng)，本土企業(yè)開(kāi)發(fā)的項(xiàng)目管理系統(tǒng)除了更適應(yīng)本國(guó)國(guó)情外，相比較大型軟件商而言，這樣的產(chǎn)品定制化起來(lái)更為靈活，眾所周知，大企業(yè)成型產(chǎn)品功能固然強(qiáng)大，但并不是所有功能都適用于每個(gè)企業(yè)，如果需要對(duì)其進(jìn)行定制化，則費(fèi)用更高且耗時(shí)更長(zhǎng)。

四、上系統(tǒng)失敗的原因
1.認(rèn)識(shí)有誤區(qū)。
很多企業(yè)從選型，到商務(wù)，到組織實(shí)施都有一定程度的盲目性，很少有企業(yè)決策者充分認(rèn)識(shí)到上系統(tǒng)是一個(gè)管理項(xiàng)目，而不僅僅是IT技術(shù)項(xiàng)目。很多企業(yè)沒(méi)有認(rèn)真地分析項(xiàng)目現(xiàn)狀和項(xiàng)目管理上的問(wèn)題，沒(méi)有設(shè)定切實(shí)可行的實(shí)施目標(biāo)，對(duì)PM系統(tǒng)的預(yù)期或者過(guò)高或者過(guò)低。因?yàn)樯舷到y(tǒng)涉及了很多IT專業(yè)知識(shí)，不少的企業(yè)管理者對(duì)此有畏懼心理，常常聽(tīng)任IT專業(yè)技術(shù)人員去主導(dǎo)選型，在軟件選型、供應(yīng)商選擇、實(shí)施者考察等方面缺乏管理高度、缺乏前瞻性，甚至有不少企業(yè)錯(cuò)誤地認(rèn)為所有供應(yīng)商的解決方案都差不多，所以主要看產(chǎn)品功能、比價(jià)格高低，而忽略了最主要、也是最根本的：是否具有分析解決企業(yè)管理問(wèn)題的咨詢能力和用軟件產(chǎn)品提升效率的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，當(dāng)然還有實(shí)現(xiàn)知識(shí)和技能轉(zhuǎn)移的培訓(xùn)體系、系統(tǒng)上線之后的長(zhǎng)期維護(hù)和有效服務(wù)能力等等。
2. 基礎(chǔ)沒(méi)夯實(shí)。
項(xiàng)目管理系統(tǒng)的成功實(shí)施往往需要企業(yè)具備一定的基礎(chǔ)，首先是數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，原有的數(shù)據(jù)需要按照企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的需求和信息管理的要求進(jìn)行規(guī)范和統(tǒng)一。但很多企業(yè)對(duì)枯燥、費(fèi)時(shí)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)梳理工作沒(méi)有思想準(zhǔn)備，也很難落實(shí)到最適合部門(mén)去做；其次是管理基礎(chǔ)，包括流程是否順暢、規(guī)章和考核是否合理、項(xiàng)目成員的執(zhí)行力等等，管理基礎(chǔ)不僅是項(xiàng)目管理系統(tǒng)蘊(yùn)含的先進(jìn)管理理念在企業(yè)落地的基礎(chǔ)，還是保障其成功實(shí)施的前提；第三是人員基礎(chǔ)，包括決策層和基層管理人員對(duì)系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)、接受管理變更的心理準(zhǔn)備等等。很多企業(yè)在ERP項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，不接受花時(shí)間和精力去整理規(guī)范基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，不認(rèn)可實(shí)施顧問(wèn)對(duì)業(yè)務(wù)處理流程的優(yōu)化建議，甚至有的基層管理人員拒絕使用系統(tǒng)來(lái)處理業(yè)務(wù)，等等。
3.方法欠妥當(dāng)。
有些企業(yè)的選型主要由IT技術(shù)人員主導(dǎo)，很關(guān)注系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)技術(shù)、產(chǎn)品功能，很關(guān)注軟件的先進(jìn)性、完備性，而常常忽略了“要解決什么問(wèn)題?要提高那些方面的效率?要實(shí)現(xiàn)什么樣的管理目標(biāo)”等最主要的選型要求。很多ERP項(xiàng)目的夭折和不成功，實(shí)際上是從企業(yè)選型方法的確定，就已經(jīng)可以預(yù)見(jiàn)到的。中小企業(yè)不應(yīng)該采用招投標(biāo)的方式來(lái)選型，因?yàn)檎型稑?biāo)的主要目的是比質(zhì)比價(jià)，適用于那些比較規(guī)范、能明確界定邊界、不容易產(chǎn)生岐義理解、容易用定量和定性打分方式進(jìn)行比較判斷的商品或項(xiàng)目，而企業(yè)對(duì)項(xiàng)目管理系統(tǒng)的理解、對(duì)自身問(wèn)題的界定、對(duì)管理目標(biāo)的預(yù)期、對(duì)涉及到很IT技術(shù)的處理邏輯和方法模型、對(duì)具體要實(shí)施的內(nèi)容和難度，都很難用一種確定的模式來(lái)比較，特別是實(shí)施者和現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施顧問(wèn)的企業(yè)經(jīng)驗(yàn)、實(shí)施經(jīng)歷、支持團(tuán)隊(duì)、知識(shí)庫(kù)內(nèi)容、資源協(xié)調(diào)效率、個(gè)人和團(tuán)隊(duì)積極性等等，就更難在招標(biāo)評(píng)價(jià)體系中得到體現(xiàn)，所以說(shuō)對(duì)一個(gè)即將實(shí)施的項(xiàng)目管理系統(tǒng)很難進(jìn)行有意義的“比質(zhì)”!既然不能比質(zhì)，剩下的就只有“比價(jià)”了，比價(jià)的直接后果就是供應(yīng)商和實(shí)施者對(duì)實(shí)施資源的低價(jià)值匹配!
4.措施不到位。
很多企業(yè)的“一把手”沒(méi)有直接領(lǐng)導(dǎo)或參與項(xiàng)目管理軟件的實(shí)施，高層的推動(dòng)力不夠;有的“一把手”很有決心，但面對(duì)長(zhǎng)期缺乏的執(zhí)行力沒(méi)有有效的方法和措施，中層的推動(dòng)力缺失;面對(duì)實(shí)施初期大量、繁復(fù)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理沒(méi)有思想準(zhǔn)備，難以落實(shí)到具體的責(zé)任部門(mén);過(guò)分相信和依賴現(xiàn)有的業(yè)務(wù)處理流程和管理方法，不愿意根據(jù)系統(tǒng)的管理邏輯進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化;系統(tǒng)的實(shí)施進(jìn)程時(shí)續(xù)時(shí)斷、或此續(xù)彼斷;規(guī)章制度、績(jī)效考核等管理措施不配套，業(yè)務(wù)現(xiàn)場(chǎng)的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)不能及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地采集;……等等，企業(yè)在實(shí)施過(guò)程中的配套措施不得力、不到位，也是導(dǎo)致項(xiàng)目管理系統(tǒng)拖延、乃至失敗的重要原因。

五、項(xiàng)目管理系統(tǒng)的選擇標(biāo)準(zhǔn)
　　下面是購(gòu)買(mǎi)項(xiàng)目管理軟件包時(shí)應(yīng)考慮的一些因素。根據(jù)你個(gè)人的需要，下面的某些因素相對(duì)其他人而言，可能對(duì)你會(huì)更重要或不十分重要。
　　1．容量
　　考慮系統(tǒng)能給容納的數(shù)據(jù)量，要確定系統(tǒng)能否處理你預(yù)計(jì)進(jìn)行的項(xiàng)目數(shù)量、預(yù)計(jì)需要的資源數(shù)以及預(yù)計(jì)同時(shí)管理的項(xiàng)目數(shù)量。
　　2．操作簡(jiǎn)易性
　　這一點(diǎn)通常不論選擇在哪種軟件包時(shí)都是主要的。主要應(yīng)考慮系統(tǒng)的"觀看"和"感覺(jué)"效果、菜單結(jié)構(gòu)、可用的快捷鍵、顯示、每次顯示的信息容量、數(shù)據(jù)輸入的簡(jiǎn)易性、現(xiàn)在數(shù)據(jù)修改的簡(jiǎn)易性、報(bào)表繪制的簡(jiǎn)易性、打印輸出的質(zhì)量以及熟悉系統(tǒng)操作的難易程度。
　　4．可利用的功能
　　一定要考慮系統(tǒng)是否具備項(xiàng)目組織所需要的各種功能。例如，程序是否包含工作分析結(jié)構(gòu)以及甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖?系統(tǒng)能否排序和篩選信息、監(jiān)控預(yù)算、生成定制的日程表，并協(xié)助進(jìn)行跟蹤和控制？它能否檢查出資源配置不當(dāng)并有助于解決？
　　5．與其他系統(tǒng)的兼容能力
　　在當(dāng)今的數(shù)字化社會(huì)里，大量的電子系統(tǒng)日趨統(tǒng)一。如果你的工作環(huán)境里，切合數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在各個(gè)地方，比如數(shù)據(jù)庫(kù)、電子數(shù)據(jù)表里，這時(shí)就要特別注意項(xiàng)目管理軟件的兼容統(tǒng)一能力。有些系統(tǒng)只能與少數(shù)幾種常見(jiàn)的軟件包進(jìn)行最基本的統(tǒng)一，有些卻可以與分布數(shù)據(jù)庫(kù)甚至對(duì)象向數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行高級(jí)的綜合統(tǒng)一。另外，項(xiàng)目管理軟件通過(guò)電子信箱向文字處理及圖形軟件包轉(zhuǎn)入信息的能力也會(huì)影響到你的決策。
　　6．安裝要求
　　這里主要考慮運(yùn)行項(xiàng)目管理軟件對(duì)計(jì)算機(jī)硬件和軟件的要求：存儲(chǔ)器、硬盤(pán)空間容量、處理速度和能力、圖形顯示類型、打印設(shè)置以及操作系統(tǒng)等。
　　7．報(bào)表功能
　　目前各種項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)的主要不同之處是它們提供的報(bào)表種類和數(shù)量。有些系統(tǒng)僅有基本的計(jì)劃、進(jìn)度計(jì)劃和成本報(bào)表，而有一些則有廣泛的設(shè)置，對(duì)各個(gè)任務(wù)、資源、實(shí)際成本、承付款項(xiàng)、工作進(jìn)程以及其他一些內(nèi)容提供報(bào)表。另外，有些系統(tǒng)更便于定制化。報(bào)表功能應(yīng)給予高度的重視，因?yàn)榇蠖鄶?shù)用戶非常注重軟件這種能生成內(nèi)容廣泛、有說(shuō)服力的報(bào)表的功能。
8．是否支持二次開(kāi)發(fā)
既是對(duì)已有軟件產(chǎn)品的功能進(jìn)行擴(kuò)充或根據(jù)特殊需要組合擴(kuò)展功能。行業(yè)不同，企業(yè)的業(yè)務(wù)流程也就不盡相同，沒(méi)有一款軟件系統(tǒng)是萬(wàn)能適用的，在這樣的前提下，企業(yè)是否能夠靈活地接受定制化，是否支持二次開(kāi)發(fā)就顯得尤為重要。
　　9．經(jīng)銷(xiāo)商的支持
　　要特別注意，經(jīng)銷(xiāo)商或零售商是否提供技術(shù)支持、支持的費(fèi)用，以及經(jīng)銷(xiāo)商的信譽(yù)。

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