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集團電話：一種特殊用途的交換設備。一般由外線與分機構成。它有若干電話共用一條外線，適用于中、小型企業(yè)，也可用于住宅和秘書電話。集團電話交換機一般不需要專職的話務員和維護人員。當外線呼入時，可由任一部電話應答，并可以轉(zhuǎn)給所需的被叫。它具有的功能一般有：會議電話、縮位撥號、熱線服務、群呼、遇忙回叫、呼叫轉(zhuǎn)移、呼出限制、呼叫等待、停電自動轉(zhuǎn)移等功能。是現(xiàn)代化辦公中常用的通訊管理手段,使電話管理者可集團性管理外線來電與內(nèi)線呼出。 集團電話外線指接入集團電話中的外線總數(shù);分機是您為員工所安排的的電話數(shù)量。
安裝集團電話的好處：內(nèi)部之間的通話可以不經(jīng)過上級市話局，從而減輕了市話局及其到用戶交換機中繼線的話務量和投資。安裝集團電話設備，為貴公司每一名員工安排一部分機，外線打入由前臺（或電腦話務員）進行信息處理，這樣在節(jié)約費用的同時，對于外線打入者也會以最快的速度與要聯(lián)系的人聯(lián)系上。如沒有安裝集團電話，這樣您很可能失掉了一次在第一時間與您客戶聯(lián)系的機會；這項工作交給集團電話來處理，在分機占線或無人接聽時集團電話會按您的需要把電話轉(zhuǎn)到另一處分機；如您安裝了語音信箱設備，會把此電話轉(zhuǎn)到您自已的信箱中讓客戶留言。多種情況下您對直線電話的管理只能憑借您員工的自覺性，話費管理也是集團電話的一大功能：它會按您的安排為每一分機安排一個密碼，如果您離開座席，不知道密碼的人無法使用您的分機。安裝計費功能后，您也可對電話費用管理提出您新的看法來。計費系統(tǒng)會告訴您哪一位員工所打的電話費用最多或最少，打出的電話號碼及總費用。
用戶進入市話網(wǎng)的方式有以下幾種：
A.半自動入網(wǎng)方式：在這種方式下，用戶交換機的分機用戶呼叫市話局外線用戶時，可自動撥號，外線用戶呼入本用戶交換機的分機用戶時，則要由話務員人工代撥。目前，在我國多數(shù)采用這種入網(wǎng)方式，優(yōu)點是節(jié)省號碼資源，缺點是對長途自動化和計費不利。
B.全自動入網(wǎng)方式：在這種方式下，用戶交換機的呼出和呼入是全自動的，不需經(jīng)話務員人工轉(zhuǎn)接。呼出時，只要聽用戶交換機一次撥號音就夠了，外線用戶撥入用戶交換機的分機用戶時撥市話網(wǎng)同等位數(shù)的號碼，而且直接自動撥入，有利于長途自動化和自動計費。
接入集團電話中常用外線種類：
1. 普通外線：電話局普通局用線。
2 .普通中繼線：與普通局用線相同，但可自動聯(lián)選。
3 .ISDN線路：一線通（ISDN）線路。
4 .E&M專線：各地電話系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)專線。
5 .一號通 ：使用電話局普通用線，可以將若干條線路綁定在一起，實現(xiàn)自動聯(lián)選，形成普通中繼線的功能。
接入集團電話中常用分機種類：
1. 普通分機：可安裝普通分機，目前所使用的大多數(shù)電話機及傳真機可安裝在集團電話中。
2. 數(shù)字分機：各品牌電話系統(tǒng)中專用的數(shù)字分機(主要起編程作用及特殊功能實現(xiàn),家用普通話機不可接入此類型分機端口中)。
